AIDS 2008 May Update
May is a busy month, as the last minute registration surcharge has come into effect, affiliated event and exhibition applications close and late breaker abstract submissions open. With only three months left to go, we urge delegates to make the necessary arrangements for visa applications now and finalize their accommodation and tour bookings.
For further information, visit http://www.aids2008.org.
In this issue:
1. Key Dates and Deadlines
2. Conference Programme
3. Transportation to and from Centro Banamex
4. Affiliated Events Applications
5. Exhibition Applications
6. Conference Hubs
7. Accommodation Bookings
1. KEY DATES AND DEADLINES
All deadlines refer to 24:00 (i.e. midnight) on the given date in your local time zone or if different, the time zone of the country that you are submitting from (this also includes applications, bookings, registrations and other activities listed below). No submissions for any part of the conference will be accepted after this time.
7 May 2008
- End of registration late surcharge (last minute surcharge from 8 May)
- Deadline for registration cancellation (with 50% refund)
15 May 2008
- Affiliated Events applications close
20 May 2008
- Late Breaker Abstract submissions open
31 May 2008
- Exhibitions applications close
16 June 2008
- Late Breaker Abstract submissions close
20 June 2008
- Guaranteed room availability for delegates ends
- Late accommodation booking surcharge begins
- Free changes of accommodation bookings end
- Cancellation of accommodation bookings to a fee of USD 60 ends (after this date no refunds of accommodation deposits will be given)
- Free cancellation of tour bookings ends
- Deadline for Letter of Invitation requests
2. CONFERENCE PROGRAMME
The conference programme is nearly complete: selections for the skills building workshops, programme activities and abstract driven sessions have been made by the various members of the programme committees or working groups. Notifications have gone out and we will be posting the full conference programme-at-a-glance online by 10 June.
3. PLEASE NOTE -TRANSPORTATION TO AND FROM CENTRO BANAMEX WILL REQUIRE PATIENCE
Shuttle busses to and from Centro Banamex will be available free of charge from designated pick-up points close to official conference hotels or from designated underground stations. More detailed information is available on the Hotel Accommodation page of the conference website, http://www.aids2008.org/accommodation.
We strongly urge delegates to plan transportation well in advance as traffic congestion in Mexico City tends to be constant and is not restricted to early mornings and late afternoons. Delegates should allocate extra time in case of delays.
4. AFFILIATED EVENTS APPLICATIONS
Official Affiliated Events are held off the main conference site and may include a broader range of venues, time length and formats and include: symposia, company meetings, dinners and receptions, investigator group meetings, workshops, debates and pre-conferences. Events may be population or issue specific (e.g. women, gay men/MSM, harm reduction, faith-based), and organized by corporations, scientists, community, health-care workers, etc.
Organizations or groups that wish to schedule meetings or activities in conjunction with AIDS 2008 should submit an application form. Individuals requesting an Affiliated Event should be a registered participant for AIDS 2008.
The deadline for applications is 15 May 2008.
Visit http://www.aids2008.org/affiliatedevents for bookings or further information.
5. EXHIBITION APPLICATIONS
The deadline for exhibition applications is 31 May 2008. If capacity is reached, exhibitions will be closed earlier than the planned date.
Exhibition applications must be made though the Online Satellites and Exhibition Management (OSEM) tool on the conference website. Exhibition space costs USD 450 per square meter for both commercial and non-commercial organizations.
Visit http://www.aids2008.org/exhibitions for details.
6. CONFERENCE HUBS
Conference Hubs are centres where selected sessions of the conference will be screened - either live or delayed - around the world, followed by a moderated local discussion.
The Official Hub at the Nelson Mandela School of Medicine at the University of KwaZulu Natal in Durban, South Africa is confirmed, and will take place between 4 August 2008 and 8 August 2008. Almost fifty independent hubs, organized by institutions independent of AIDS 2008, have been approved to date and are listed on http://www.aids2008.org/hubs/ListHubs.aspx .
Organizing a hub is a great way to disseminate knowledge locally and strengthen the local bonds among HIV/AIDS professionals in your region. Register your hub now on http://www.aids2008.org/hubs or forward this information to those in your network who could be interested by organizing such an event.
Visit http://www.aids2008.org/hubs for details.
7. ACCOMMODATION BOOKINGS
Hotel rooms in central Mexico City have been pre-blocked for delegates at preferential rates. However, these rooms are selling quickly and we urge all delegates to book their accommodation as soon as possible. Room availability for delegates is guaranteed until 20 June 2008.
Click here to find information about available hotels and booking conditions:http://www.aids2008.org/accommodation
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Click here for more information about the conference: http://www.aids2008.org
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Actualización de AIDS 2008
Mayo se presenta ajetreado: entra en vigor el recargo por inscripción de última hora, cierra el plazo para las solicitudes de eventos afiliados y exposiciones, y se abre el plazo para el envío de resúmenes de última hora. Puesto que ya sólo quedan tres meses, instamos a los delegados a que realicen todos los trámites necesarios para obtener su visado ahora, y a que finalicen sus reservas de alojamiento y tours.
Si desea más información, visite http://www.aids2008.org/es
En este número:
1. Fechas clave y plazos
2. Programa de la conferencia
3. Transporte hacia y desde el Centro Banamex
4. Solicitudes de eventos afiliados
5. Solicitud de exposiciones
6. Centros paralelos de debate
7. Reservas de alojamiento
1. FECHAS CLAVE Y PLAZOS
Todos los plazos hacen referencia a las 24:00 (es decir, medianoche) de la fecha dada, en la zona horaria local o, si es diferente, en la zona horaria del país desde el que está realizando el envío (también se aplica a solicitudes, reservas, inscripciones y demás actividades enunciadas a continuación). Después de esta hora, no se admitirá envío alguno para ninguna de las partes de la conferencia.
7 de mayo de 2008
- Finaliza el plazo de aplicación de la tarifa por inscripción tardía (a partir del 8 de mayo se aplica el recargo por inscripción de último minuto)
- Fecha límite para cancelar la inscripción (devolución de un 50%)
15 de mayo de 2008
- Termina el plazo para presentar eventos afiliados
20 de mayo de 2008
- Se abre el plazo para el envío de resúmenes de última hora
31 de mayo de 2008
- Se cierra el plazo para la solicitud de exposiciones
16 de junio de 2008
- Se cierra el plazo para el envío de resúmenes de última hora
20 de junio de 2008
- Finaliza el plazo de disponibilidad garantizada de alojamiento para los delegados
- Empieza el periodo de recargo por reserva tardía de alojamiento
- Finaliza el plazo de modificación gratuita de reserva de alojamiento
- Finaliza el plazo para la cancelación de reservas de alojamiento con un cargo de 60 USD (después de esta fecha, no se reembolsarán los depósitos realizados)
- Finaliza el plazo para la cancelación de reservas de tour gratuitas
- Finaliza el plazo para la solicitud de cartas de invitación
2. PROGRAMA DE LA CONFERENCIA
El programa de la conferencia ya está casi terminado: los diferentes miembros de los comités de programa y de los grupos de trabajo ya han seleccionado talleres para el desarrollo de habilidades, actividades del programa y sesiones basadas en resúmenes. Las notificaciones ya han sido enviadas y la visión general del programa completo de la conferencia se publicará online el 10 de junio.
3. POR FAVOR, TENGA EN CUENTA QUE EL TRANSPORTE HACIA Y DESDE EL CENTRO BENAMEX EXIGIRÁ ALGO DE PACIENCIA POR SU PARTE
Se han previsto autobuses gratuitos hacia y desde el Centro Benamex en los puntos designados para tal fin, cerca de los hoteles oficiales de la conferencia y desde las estaciones de metro designadas. Si desea información más detallada, consulte la página Alojamiento en hoteles del sitio Web de la conferencia en http://www.aids2008.org/es/hoteles Instamos a los delegados a que planifiquen el transporte con el margen de tiempo suficiente, ya que el tráfico en la ciudad de México tiende a ser constante y no se restringe exclusivamente a primeras horas de la mañana, ni a últimas de la tarde. Los delegados deberían prever tiempo extra para posibles retrasos.
4. SOLICITUDES DE EVENTOS AFILIADOS
Los eventos afiliados oficiales se celebran fuera de las instalaciones principales de la conferencia y pueden incluir una gran variedad de sedes, duraciones y formatos, que pueden ser: simposios, reuniones empresariales, cenas y recepciones, reuniones de grupos de investigación, talleres, debates y preconferencias. Los eventos pueden ser específicos a una población o tema determinado (por ejemplo, mujeres, homosexuales u hombres que tienen sexo con hombres, reducción de daños, basados en la religión), y estar organizados por corporaciones, científicos, comunidades, trabajadores sanitarios, etc.
Las organizaciones y grupos que deseen organizar reuniones o actividades conjuntamente con AIDS 2008 deberán rellenar un formulario de solicitud. Los particulares que soliciten un evento afiliado deberán ser asistentes registrados a AIDS 2008.
La fecha límite para la presentación de solicitudes es el 15 de mayo de 2008.
Visite http://www.aids2008.org/eventosafiliados para realizar sus reservas u obtener información más detallada.
5. SOLICITUDES DE EXPOSICIONES
El plazo de presentación de solicitudes para exposiciones acaba el 31 de mayo de 2008. Si se alcanza la capacidad máxima, el plazo de presentación se cerrará antes de la fecha establecida.
Las solicitudes de exposiciones deben realizarse a través de la Gestión Online de Satélites y Exposiciones (OSEM) del sitio Web de la conferencia. El espacio para exposiciones cuesta 450 USD por metro cuadrado, tanto para organizaciones comerciales como no comerciales.
Visite http://www.aids2008.org/exhibiciones si desea obtener más información.
6. CENTROS PARALELOS DE DEBATE DE LA CONFERENCIA
Los Centros paralelos de debate de la conferencia son centros en los que se proyectarán sesiones concretas de la conferencia, ya sea en directo o en diferido, en los que, posteriormente, se realizará un debate local moderado.
Se ha confirmado un centro paralelo de debate oficial en la Facultad de Medicina Nelson Mandela de la Universidad de ZwaZulu Natal, en Durban (Sudáfrica) funcionará entre el 4 y el 8 de agosto de 2008. Hasta el momento, se han aprobado casi 50 centros paralelos de debate independientes organizados por instituciones independientes de AIDS 2008; encontrará una lista en http://www.aids2008.org/es/hub.
Organizar un centro de comunicaciones es una excelente manera de difundir el conocimiento a nivel local y de reforzar los vínculos locales entre los profesionales del VIH/SIDA de su región. Registre su centro paralelo de debate ahora en http://www.aids2008.org/es/hub o reenvíe esta información a todos aquellos que puedan estar interesados en organizar un centro de este tipo.
Visite http://www.aids2008.org/es/hubs si desea obtener más información.
7. RESERVAS DE ALOJAMIENTO
Se han reservado habitaciones de hotel con tarifas preferentes en el centro de la ciudad de México para los delegados. No obstante, estas habitaciones se están ocupando con rapidez, por lo que instamos a todos los delegados a que reserven su alojamiento lo antes posible. Se garantiza la disponibilidad de habitaciones para los delegados hasta el 20 de junio de 2008.
Haga clic aquí para obtener más información sobre los hoteles disponibles y las condiciones de reserva:http://www.aids2008.org/hoteles
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Haga clic aquí si desea más información sobre la conferencia: http://www.aids2008.org/es
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