AIDS 2008 Update
Issue 3 - December 2007
AIDS 2008 Update
(for Spanish version, please see below)
The AIDS 2008 Theme, Universal Action Now, is a call for urgent, global action in all areas related to HIV, including: treatment, prevention and care; human rights; stigma and discrimination; accountability; and the implementation of evidence-based policies and programs. Universal Action Now is an important reminder that HIV/AIDS does not exist in a vacuum. Strengthening health care systems in developing countries and addressing underlying social injustices that contribute to HIV risk and vulnerability -- such as poverty, gender inequality and homophobia -- are essential to our global fight. For those who are not yet engaged, Universal Action Now is an invitation to get involved and make a difference in addressing HIV/AIDS. This month, registrations, accommodation and tour bookings will open; and the AIDS 2008 Invitation Programme and Call for Abstracts, containing more detailed information on the programme and other aspects of the conference, will be available. The most up-to-date information can be found on the conference website, www.aids2008.org.
In this issue:
1. Key Dates and Deadlines
2. Invitation Programme and Call for Abstracts
3. The Programme Building Process
4. Conference Profile
5. Registration
6. Accommodation and Tours
7. Abstract Submission
8. Global Village, Cultural and Youth Programmes
9. Skills Building Workshops
10. Conference Hubs
1. Key Dates and Deadline
13 December 2007
International scholarship applications open
Media scholarship applications open
Global Village applications open
Cultural Programme applications open
Youth Programme applications open
15 December 2007
Registrations open
Accommodation bookings open
Tour bookings open
19 February 2008
Standard registration fee ends (late surcharge begins 20 February)
Skills building workshop proposals close
Global Village applications close
Cultural Programme applications close
Youth Programme applications close
Abstract submission closes
26 February 2008
International scholarship applications close
Media scholarship applications close
31 March 2008
Satellites and Affiliated Events applications close
Exhibitions applications close
7 May 2008
Registration late surcharge ends (last minute surcharge begins 8 May)
Deadline for registration cancellation (with 50% refund)
20 May 2008
Late Breaker Abstract submissions open
16 June 2008
Late Breaker Abstract submissions close
2. Invitation Programme and Call for Abstracts
The Invitation Programme is currently being finalized and will be available electronically on www.aids2008.org from mid-December. This document contains a detailed overview of the conference, including practical information on traveling to Mexico City; comprehensive descriptions of the conference programme and activities; and guidance on how you can participate in the conference.
Should you require a hard copy of the Invitation Programme, please send an email specifying the delivery address and exact number of copies required to info@aids2008.org.
3. The Programme Building Process
The AIDS 2008 conference programme will consist of abstract and non-abstract driven sessions, focusing on the latest issues in HIV science, policy and practice. Organizers are also planning a number of plenaries and non-abstract driven sessions designed to encourage dialogue and constructive debate.
In addition to conference sessions, AIDS 2008 will feature satellite meetings, exhibitions, and skills building workshops, as well as a number of programme activities, such as the Global Village, and Cultural and Youth Programmes, which are integral to delegates' experience.
The conference programme is developed by official AIDS 2008 committees and working groups. Below is a short explanation on how the conference programme comes about:
- Abstracts:
After the deadline on 19 February 2008, the submitted abstracts will go through a blind review by 1,400 reviewers. Each abstract is reviewed and scored by at least four reviewers. The final selection will take place at the Marathon Meeting in April 2008, by members of the track committees; the Conference and Scientific Programme Committees and Chairs of the Leadership and Community Programme Committees.
- Non-Abstract Driven Sessions:
Committee members recommend topics after consulting with their networks. Topics (10 sessions) are selected by the Conference Coordinating Committee; the Scientific, Leadership and Community programme committees (10 sessions each); and the Joint Programme Committees (10 bridging sessions). Final approval of the overall programme is given by the Conference Coordinating Committee.
- Skills Building Workshops:
External proposals are received and reviewed and final approval is given by chairs of the Scientific, Leadership and Community programme committees according to criteria set by the Skills Building Working Group (members of various conference committees).
- Plenary Session:
The final selection has been made by the Conference Coordinating Committee based on recommendations from the members of coordinating and programme committees.
Plenary topics and presenters will be announced as soon as confirmation is received.
- Programme Activities:
External proposals are received and reviewed and final approvals given by the Global Village Working Group; The Youth Programme Working Group and the Cultural Working Group.
See http://www.aids2008.org/admin/images/upload/685.pdf for further information, a flowchart and a breakdown of conference committees and communities.
4. Conference Profile
The conference profile is the central portal for all conference-related submissions and application forms and will need to be completed during the registration process. Users will need to register their personal details once only and will then be able to access various submission, application and booking forms without having to re-enter their personal data.
Existing and previous IAS members are able to use their IAS membership username and password to sign in. In this case, the conference profile is to be automatically filled with existing personal information.
If you created a conference profile for IAS 2007 it will still be active and you need not create a new conference profile for AIDS 2008 as your sign in details from IAS 2007 will still be functional.
For more information, visit www.aids2008.org/profile
5. Registration
The online registration form will be available this month for all delegates, including journalists.
6. Accommodation and Tours
The online accommodation booking for individual delegates' accommodation will be available at www.aids2008.org/accommodation in December 2007.
Full and half day tours of Mexico City and surroundings will be available before, during and after the conference. Information on schedules and tour bookings is available on www.aids2008.org/tours
7. Abstract Submission
If you are considering submitting an abstract for AIDS 2008, the following links provide useful information to help you prepare:
FAQs: www.aids2008.org/abstractsfaq
Toolkit: http://www.aids2008.org/abstractsmentorprogramme
The closing date for submitting your abstract is 19 February 2008.
Late Breaking Scientific Research
In three afternoon sessions, delegates heard late breaking reports on scientific developments in the basic, clinical and biomedical prevention tracks. Abstracts presented in these sessions are available through the online Programme-at-Glance at www.ias2007.org.
8. Global Village, Youth and Cultural Programmes
Online applications for the Global Village, Youth and Cultural Programmes open on 13 December 2007 and close on 19 February 2008.
Detailed guidelines on the Global Village, Youth and Cultural application process will be available at the beginning of December at www.aids2008.org/programmeactivities
9. Skills Building Workshops
The purpose of the Skills Building programme is to offer workshops covering a diverse range of topics with the principle aim of providing a stage for teaching specific skills or strategies to specific audiences that can then be applied within their own work or life settings once they return home.
AIDS 2008 Skills Building Workshops categories include: Scaling up and Linkages, Latin America and the Caribbean: Lessons shared from a concentrated epidemic, Leadership, Advocacy and Policy, Intensifying involvement of affected communities and participation of civil societies, and Science, Medicine and Community.
The Skills Building Working Group is looking for proposals that will comply with requirements such as regional relevance, style, interactive, qualified facilitator, evidence based skills, etc., and that the working group has decided to prioritize the south vs. the north.
Proposals submitted to the conference will go through a peer-review process carried out by an international Skills Building Reviewing Committee; each proposal will be assessed by two reviewers, one of which will come from the same region as the proposal's issue or topic.
More information is available on www.aids2008.org/skillsbuildingworkshops
10. Conference Hubs
The XVIII International AIDS Conference will, for the first time in its history provide hubs (centers) where selected sessions of the conference will be screened, either live or delayed, around the world. These sessions will be followed by a moderated local discussion to investigate how the content of the session can be used locally. There will be at least one Official Hub in South Africa.
Additionally, Partner and Independent Hubs will be put together either by large international non-for-profit organisations or by local communities (schools, AIDS societies, faith-based organisations, etc.) or individuals. The conference organizers will promote these hubs through the official AIDS 2008 web site, providing technical guidelines and the session contents.
Hubs will increase the impact of the conference in the most affected regions, generate local synergies and media interest, as well as linking the IAC to the regions and vice versa.
If you would like more information, or if you are interested in setting up an Independent Hub, please visit www.aids2008.org/hubs.
Número 3: diciembre de 2007
Actualización de AIDS 2008
El tema de AIDS 2008, Acción Universal ¡Ya¡, es un llamamiento a la acción mundial urgente en todas las áreas relacionadas con el VIH, entre las que se incluyen: tratamiento, prevención y asistencia; derechos humanos; estigmatización y discriminación; responsabilidad; y la implementación de políticas y programas basados en evidencias reales. Acción Universal ¡Ya! nos permite recordar que el VIH/SIDA no ocurre aislado del resto del mundo. El fortalecimiento de los sistemas de asistencia sanitaria en los países en vías de desarrollo, y la lucha contra las injusticias sociales subyacentes que contribuyen a incrementar el riesgo y la vulnerabilidad frente al VIH (pobreza, discriminación sexual, homofobia, etc.) son estrategias fundamentales dentro de la respuesta mundial al VIH. Para todos aquellos que todavía no se han unido a esta lucha, Acción Universal ¡Ya! es una invitación a involucrarse y a marcar la diferencia a la hora de enfrentarse al VIH/SIDA.
Este mes se abre la inscripción, solicitud de alojamiento y reserva de excursiones. También se pone a su disposición el Programa de invitación y la Convocatoria de resúmenes de AIDS 2008, en los que se ofrece información detallada sobre el programa y otros aspectos de la conferencia. La información más actualizada se encuentra disponible en el sitio web de la conferencia, www.aids2008.org/es.
En este número:
1. Fechas clave y plazos
2. Programa de invitación y Convocatoria de resúmenes
3. Proceso de desarrollo del programa
4. Perfil de conferencia
5. Inscripción
6. Alojamiento y excursiones
7. Envío de resúmenes
8. Programas de Cultural, de la Juventud y Aldea Global
9. Talleres para el desarrollo de habilidades
10. Centros de comunicaciones de la conferencia
1. Fechas clave y plazos
13 de diciembre de 2007
Se abre el plazo para la solicitud de becas internacionales
Se abre el plazo para la solicitud de becas para medios
Se abre el plazo para la solicitud de inscripción en la Aldea Global
Se abre el plazo para la solicitud de inscripción en el Programa Cultural
Se abre el plazo para la solicitud de inscripción en el Programa para la Juventud
15 de diciembre de 2007
Se abre el plazo de inscripción
Se abre el plazo para reservas de alojamiento
Se abre el plazo para reservas de excursiones
19 de febrero de 2008
Finaliza el plazo de aplicación de la tarifa de inscripción estándar (a partir del 20 de febrero se aplica el recargo por inscripción tardía)
Se cierra el plazo para el envío de propuestas de talleres para el desarrollo de habilidades
Se cierra el plazo para la solicitud de inscripción en la Aldea Global
Se cierra el plazo para la solicitud de inscripción en el Programa Cultural
Se cierra el plazo para la solicitud de inscripción en el Programa para la Juventud
Se cierra el plazo de envío de resúmenes
26 de febrero de 2008
Se cierra el plazo para la solicitud de becas internacionales
Se cierra el plazo para la solicitud de becas para medios
31 de marzo de 2008
Se cierra el plazo para la solicitud de reuniones satélite y actividades asociadas
Se cierra el plazo para la solicitud de exposiciones
7 de mayo de 2008
Finaliza el plazo de aplicación de la tarifa por inscripción tardía (a partir del 8 de mayo se aplica el recargo por inscripción de última hora)
Fecha límite para cancelar la inscripción (devolución de un 50%)
20 de mayo de 2008
Se abre el plazo de envío de resúmenes de última hora
16 de junio de 2008
Se cierra el plazo de envío de resúmenes de última hora
2. Programa de invitación y Convocatoria de resúmenes
El Programa de invitación se encuentra en fase de finalización y estará disponible por vía electrónica en www.aids2008.org/es a partir de mediados de diciembre. Este documento contiene una visión detallada de la conferencia e incluye información práctica sobre cómo viajar a la ciudad México; descripciones completas del programa de la conferencia y sus actividades; y una guía sobre cómo puede participar en la conferencia
.
Si necesita una copia impresa del Programa de invitación, envíe un correo electrónico indicando la dirección de entrega y el número exacto de copias que necesita a info@aids2008.org.
3. Proceso de desarrollo del programa
El programa de la conferencia AIDS 2008 estará compuesto por sesiones basadas y no basadas en los resúmenes, que se centrarán en los temas más recientes sobre ciencia, política y práctica del VIH. Los organizadores también planean un número de plenarios y sesiones no basadas en resúmenes que tendrán como objetivo fomentar el diálogo y el debate constructivo.
Además de las sesiones de la conferencia, AIDS 2008 incluirá reuniones satélite, exposiciones y talleres para el desarrollo de habilidades, así como una serie de actividades programadas, como los programas de aldea global, juventud y cultural, que también se consideran parte integrante de la experiencia de los delegados.
Los comités y grupos de trabajo oficiales de AIDS 2008 se encargan del desarrollo del programa de la conferencia. A continuación se incluye una pequeña explicación de cómo se desarrollará el programa de la conferencia:
Resúmenes:
Una vez alcanzada la fecha límite del 19 de febrero de 2008, los resúmenes enviados serán sometidos a un proceso ciego de evaluación llevado a cabo por 1.400 revisores. Cada resumen será revisado y puntuado por, al menos, cuatro revisores. La selección final se llevará a cabo en la reunión maratoniana de abril del 2008 a la que asistirán miembros de los comités de seguimiento, los Comités de la conferencia y del programa científico, y los presidentes de los Comités de los programas de liderazgo y para la comunidad.
Sesiones no basadas en resúmenes:
Temas recomendados por los miembros de los comités tras consultar con sus redes. Los temas (10 sesiones) serán seleccionados por el Comité Coordinador de la Conferencia, los Comités del programa científico, de liderazgo y para la comunidad (10 sesiones cada uno), y los Comités conjuntos del programa (10 sesiones de cruce). El Comité Coordinador de la Conferencia será el encargado de dar la aprobación final al programa general.
Talleres para el desarrollo de habilidades:
Los presidentes del Comité del programa científico, el Comité del programa de liderazgo y del Comité del programa para la comunidad recibirán, revisarán y otorgarán la aprobación final a las propuestas externas de acuerdo con los criterios establecidos por el Grupo de trabajo para el desarrollo de habilidades (miembros de varios comités de la conferencia)
Sesiones plenarias:
La selección final ha sido llevada a cabo por el Comité Coordinador de la Conferencia basándose en las recomendaciones de los miembros de los comités coordinador y de programa.
Los temas y ponentes plenarios se anunciarán tan pronto como se reciba la confirmación.
Actividades del programa:
El Grupo de trabajo de la aldea global, el Grupo de trabajo del programa para la juventud y el Grupo de trabajo del programa cultural se encargan de recibir, revisar y dar su aprobación final a las propuestas externas.
Consulte http://www.aids2008.org/admin/images/upload/685.pdf si desea más información o si desea obtener un organigrama, y un desglose de los comités y comunidades de la conferencia.
4. Perfil de conferencia
El perfil de conferencia es el portal central de todos los formularios de envío y solicitud, y deberá completarse durante el proceso de registro. Los usuarios necesitarán registrar sus datos personales sólo una vez y, a continuación, podrán acceder a varios formularios de envío, solicitud y reserva sin tener que volver a introducir todos sus datos personales.
Aquellos que ya sean miembros de la IAS podrán utilizar su nombre de usuario y contraseña como miembro de la IAS para conectarse. En este caso, el perfil de conferencia se completará automáticamente con la información personal ya existente.
Si ya creó su perfil de conferencia para IAS 2007, todavía estará activo y no será necesario que cree un nuevo perfil de conferencia para AIDS 2008, puesto que sus datos de conexión de AIS 2007 todavía permanecen operativos.
Si desea más información, visite www.aids2008.org/profile
5. Inscripción
El formulario de inscripción por Internet estará disponible este mismo mes para todos los delegados, periodistas incluidos.
6. Alojamiento y excursiones
El sistema de reserva de alojamiento para delegados individuales vía Internet estará disponible en www.aids2008.org/es/hoteles en diciembre de 2007.
Las excursiones para visitar la ciudad de México durante un día completo o media jornada estarán disponibles antes, durante y después de la conferencia. Encontrará información sobre los horarios y el procedimiento de reserva de las excursiones en www.aids2008.org/es/excursiones
7. Envío de resúmenes
Si está considerando la posibilidad de enviar un resumen a AIDS 2008, encontrará información útil para prepararse en los enlaces siguientes:
Preguntas frecuentes: http://www.aids2008.org/es/subpage.aspx?pageId=343
Juego de herramientas: http://www.aids2008.org/es/subpage.aspx?pageId=344
La fecha límite para enviar resúmenes es el 19 de febrero de 2008.
8. Programas de aldea global, juventud y cultural
El plazo de solicitud vía Internet para los programas de aldea global, juventud y cultural se abre el 13 de diciembre de 2007 y se cierra el 19 de febrero de 2008.
A principios de diciembre de 2007, pondremos a su disposición una guía detallada sobre el proceso de solicitud para los programas de aldea global, juventud y cultural en http://www.aids2008.org/es/programa
9. Talleres para el desarrollo de habilidades
El objetivo del Programa para el desarrollo de habilidades es ofrecer talleres de trabajo que cubran un amplio espectro de temas con el fin principal de proporcionar una plataforma para enseñar a una audiencia concreta diferentes habilidades o estrategias que pudieran aplicarse en sus trabajos o en sus hábitos de vida una vez que vuelvan a sus hogares.
Entre los talleres para el desarrollo de habilidades de AIDS 2008 se encuentran: Aplicación a gran escala y vínculos, Latinoamérica y el Caribe: Lecciones compartidas de una epidemia concentrada, Liderazgo, Campañas y Políticas, Intensificación de la implicación de las comunidades afectadas y de la participación de las sociedades civiles, y Ciencia, Medicina y Comunidad.
El Grupo de trabajo para el desarrollo de habilidades busca propuestas que cumplan con requisitos tales como que sean habilidades de relevancia regional, de estilo, interactivas, con formadores calificados, basadas en hechos probados, etc., y que el grupo de trabajo haya decidido establecer un orden de prioridades del Sur vs. el Norte.
Las propuestas que se envíen a la conferencia se someterán a un proceso de evaluación por pares que llevará a cabo un comité internacional de revisores; cada propuesta será evaluada por dos revisores, uno de los cuales procederá de la misma región del tema o cuestión de la propuesta.
Si desea más información, consulte www.aids2008.org/talleres
10. Centros de comunicaciones de la conferencia
La XVII Conferencia Internacional sobre el SIDA proporcionará, por primera vez en la historia, centros de comunicación desde los que se emitirán a todo el mundo sesiones seleccionadas de la conferencia, ya sea en directo o en diferido. Tras estas sesiones, se llevará a cabo una discusión local moderada para estudiar cómo el contenido de la sesión podría utilizarse a nivel local. Habrá una serie de Centros de comunicación oficiales organizados por la conferencia en los países en vía de desarrollo. Habrá, al menos, un Centro de comunicación oficial en Sudáfrica.
Asimismo, las grandes organizaciones sin fines de lucro internacionales, algunas comunidades locales (escuelas, sociedades del SIDA, organizaciones religiosas, etc.) o individuos se sumarán en centros de comunicación asociados e independientes. Los organizadores de la conferencia promoverán estos centros de comunicación a través del sitio web oficial de AIDS 2008, donde se proporcionan directrices técnicas y los contenidos de las sesiones.
Los centros de comunicación incrementan el impacto de la conferencia en las regiones más afectadas, generan sinergias locales y el interés de los medios de comunicación, y aproxima la IAC a las regiones y viceversa.
Si desea obtener más información, o si está interesado en establecer un centro de comunicación independiente, visite www.aids2008.org/hubs.
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